À propos du poste
Au sein des fonctions RH expertes CHANEL, vous serez en charge de l’assistanat pour les directrices des périmètres Rémunération & Avantages Sociaux et Hub Administration du Personnel/Paie France. Vous accompagnerez le quotidien de ces équipes et êtes un point de contact privilégié.
Votre impact chez CHANEL
Agenda :
- Gérer les appels téléphoniques : filtrer les appels, prendre les messages et s'assurer de leur suivi.
- Gérer l'agenda : prioriser et organiser les rendez-vous, les réunions, les déjeuners etc.
- Trier et archiver les emails et y répondre si nécessaire.
- Assurer le classement logique des dossiers sur le réseau.
- Gérer les déplacements professionnels et les notes de frais afférentes : réservations d'hôtel, taxis, billets d'avion ou de train, location de voitures, etc.
Assistanat :
- Concevoir et consolider les présentations en support des équipes opérationnelles
- Préparer les ordres du jour des Comités et rédiger des comptes-rendus de réunions (y compris des réunions d’équipes des différents pôles d’activité)
- Assurer le suivi des tableaux de bord relatifs à la gestion du partenariat avec le prestataire de paie ( suivi du respect du contrat , suivi des plans d’actio d’hypercare projet…)
- Suivre les budgets des deux départements
- Assurer le suivi de la facturation en lien avec les prestataires et la comptabilité
- Travailler en étroite collaboration avec les assistantes de directions des autres départements
Vie d'équipe et de bureau :
- Assurer la gouvernance d’équipe
- Gérer la vie de bureau (commande de fournitures, plateaux repas, aménagement de l'espace).
- Gérer les cartes de vœux.
- Être le point de contact clé pour l'informatique et prendre en charge la gestion des accès et du matériel pour les entrées /sorties
- Participer activement à l'organisation du département : proposer des idées de lieux de rencontre (cafés, restaurants), de sorties culturelles et prendre en charge leur organisation.
- Organiser les besoins en restauration des rendez-vous.
- Piloter l’organisation des séminaires annuels des 2 départements : choix du lieu , organisation du programme , booking des déplacements et restaurants , gestion des prestataires sur place
Ce qui vous motive
Vous êtes animé(e) par les relations humaines et l’interaction avec différentes parties prenantes.
Vous aimez faire évoluer les pratiques et les processus et avez une appétence pour la dimension projets.
Ce que vous apporterez
Vous disposez d’une expérience confirmée dans des postes similaires et dans un environnement multiculturel.
La maîtrise de l'anglais est indispensable (pratique quotidienne, écrite et orale).
La maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint) est impérative.
Polyvalent(e), vous avez le sens du service et de la discrétion. Vous savez vous adapter à des personnes de tous niveaux.
Ce que CHANEL peut vous offrir
Chez CHANEL, nous nous attachons à créer une culture inclusive qui favorise l'épanouissement et le développement personnel tout en contribuant à la performance collective. Nous avons la conviction que la singularité de chaque personne contribue à renforcer la diversité, la complémentarité et l'efficacité de nos équipes. Nous encourageons vivement votre candidature, car nous accordons une grande importance à l'expérience et au potentiel que vous pourriez apporter à la Maison CHANEL.
